O absenteísmo no trabalho diz respeito à ausência de um colaborador ou mais colaboradores no período laboral, seja por algumas horas — como nos casos de atraso ou uma saída adiantada ao fim do expediente — ou até mesmo faltando por vários dias.

Empresas que não dão a devida atenção a esses índices podem ter a sua produtividade prejudicada e sobrecarregar as equipes, entrando em um looping de demissões e novos processos de seleção de pessoas, que podem causar um rombo no orçamento da empresa.​

A empresa de consultoria Robert Half afirma que, quando uma parte do time fica sobrecarregada, a tendência é que essas pessoas apresentem um elevado nível de insatisfação. “Os gestores, por sua vez, podem perder totalmente o controle de produção e dos prazos a serem cumpridos. Tudo isso pode ser sentido pelo cliente, já que a qualidade do serviço tende a cair”, explica.

O resultado, segundo a empresa, pode ser catastrófico: aumento de custos, baixa na produtividade e insatisfação por todos os lados, em casos extremos, pode fazer com que o negócio feche as portas. No entanto, quando a organização tem conhecimento sobre o assunto, pode evitá-lo.

Na sequência, entenda um pouco melhor as consequências do absenteísmo nas empresas, as principais causas e os seus tipos. Também vai conhecer como ele se relaciona com a ergonomia e conferir dicas de como lidar, evitar e prevenir esse problema.

O que é absenteísmo?

A definição de absenteísmo no trabalho compreende os atos de faltar, atrasar ou deixar antecipadamente o posto de trabalho com frequência excessiva. Esse fenômeno pode ter várias causas, desde questões familiares, de saúde ou até mesmo motivos psicológicos e emocionais que afetam o colaborador na hora de ir trabalhar.

O absenteísmo sempre interfere na dinâmica de trabalho da empresa, uma vez que as equipes precisam operar com menos membros e as etapas de criação e produção sofrem alterações de última hora. Isso aumenta o risco de surgirem entraves e eventuais problemas no processo. Por essa razão, é necessário manter a calma para definir estratégias a fim de contornar essa situação.

Portanto, é interessante que a empresa busque reduzir ao máximo a frequência nas faltas e atrasos dos colaboradores, evitando que o negócio seja diretamente afetado ou que haja impacto na vida financeira da operação.

Impactos e consequências

Quando um colaborador desfalca seu time e a empresa, as consequências são diversas:

• Tarefas acumuladas;
• Funcionários sobrecarregados;
• Suposições de constantes faltas podem gerar um ambiente hostil;
• Processos mais demorados;
• Cultura e valores da organização são questionados;
• Colaboradores desconfortáveis;
• Queda na produção;
• Impacto nas finanças da empresa.

Desse modo, medidas educativas não ajudam apenas no controle da taxa de absenteísmo para evitar tais consequências, mas também promovem a cultura da empresa. Assim, eles servem para relembrar cada colaborador do fit cultural com a companhia e para fortalecer a imagem da marca empregadora.

Clientes insatisfeitos, baixa produtividade, aumento de horas extras para que os outros componentes da equipe supram a falta dos ausentes, despesas com demissão, contratação temporária e perda de prazos são algumas das principais consequências originadas pelo absenteísmo.

Os impactos podem ser tão sérios que, se a empresa não perceber a tempo o que está acontecendo, pode perder a lucratividade e até mesmo fechar as portas.

Existem diversos motivos que podem levar um trabalhador a se ausentar do seu posto de trabalho, e entender as causas é essencial para minimizar as consequências e até mesmo investir em políticas preventivas.

Como calcular o absenteísmo?

Para saber se a empresa está sofrendo desse mal, é preciso adotar indicadores para medir e controlar o absenteísmo no trabalho.

“Não existe apenas uma fórmula para calcular a taxa de absenteísmo no trabalho. A estrutura das organizações é diferente e cada uma possui suas próprias políticas de trabalho. Há negócios cuja escala hierárquica é separada em diversos setores, outros têm uma jornada flexível”, explica a consultoria Robert Half.

Por isso, trabalhar com uma única fórmula universal não é tão eficiente. Cada empresa deve utilizar a mais adequada para a sua realidade e o seu objetivo. Pensando nisso, separamos as fórmulas mais utilizadas.

Cálculo individual por dias trabalhados

Quando a empresa deseja saber a taxa de absenteísmo individual de um colaborador que apresenta muitos atestados e ausências — ou seja, perde dias completos de trabalho — pode aplicar a seguinte fórmula:

Taxa de absenteísmo = dias de trabalho perdidos ÷ dias de trabalho planejados x 100

Exemplo: O mês de novembro teve 20 dias úteis de trabalho. João apresentou 4 atestados médicos, chamando a atenção da liderança para a quantidade de ausências, que solicitou ao departamento pessoal a porcentagem de ausências do colaborador. Assim, foi aplicado o seguinte cálculo:

Taxa de absenteísmo = 4 ÷ 20 x 100

Taxa de absenteísmo = 0,2 x 100

A taxa de absenteísmo de João é de 20%.

Cálculo coletivo por dias trabalhados

Se a empresa deseja saber a taxa de absenteísmo de todo o seu quadro de colaboradores ou de apenas um setor específico, pode aplicar a seguinte fórmula:

Taxa de absenteísmo = (quantidade média de colaboradores x total de dias úteis perdidos) ÷ (quantidade média de colaboradores x total de dias úteis) x 100

Suponho que o líder de João percebeu o movimento além do comum de atestados de toda a sua equipe. É um setor amplo, com 50 colaboradores. Além de João, que apresentou quatro atestados, Otávio, Maria e Ana apresentaram mais dois atestados cada um, representando dez dias de trabalho perdidos no departamento. Portanto:

Taxa de absenteísmo = (50 x 10) ÷ (50 x 20) x 100

Taxa de absenteísmo = (500) ÷ (1.000) x 100

Taxa de absenteísmo = 0,5 x 100

O líder de João obteve uma taxa de absenteísmo de 50%.

Qual a taxa ideal de absenteísmo?

De acordo com a Robert Half, o índice aceitável de absenteísmo circula entre 3 e 4%. Mais que isso, é preciso acender o alerta. Para descobrir esse percentual, a conta é relativamente simples: divide-se às 305 horas perdidas pelas 3.520 que deveriam ser cumpridas, multiplicando o resultado por 100. Neste caso, o resultado seria praticamente o dobro do permitido, um número bastante preocupante.

Por se tratar de algo indesejável para as organizações e de um problema organizacional, já que prejudica o seu desempenho e causa impacto negativo sobre produtividade e ambiente de trabalho, o ideal é que o seu índice seja o menor possível.

Porém, não adianta criar a ilusão de que é possível que essa porcentagem seja nula, uma vez que ela computa também os minutos em atrasos e as faltas justificadas. Nesse contexto, é quase possível afirmar que não existe como reduzir essa taxa a zero.

Por isso, as empresas devem se manter atentas aos possíveis desequilíbrios causados por esses números, buscando averiguar as causas e consequências constantemente. Muitas vezes, os gestores só percebem que algo está errado quando os colaboradores apresentam estresse por sobrecarga de trabalho e, em casos extremos, pode ser tarde demais para tomar uma atitude válida.

Portanto, antes de descobrir as causas do absenteísmo no trabalho, é importante conhecer as métricas que revelam esses níveis.

Quais soluções adotar para reduzir o absenteísmo?

O absenteísmo é um dos grandes inimigos do engajamento, motivação, satisfação dos colaboradores e da produtividade da empresa. Felizmente, é possível minimizar tanto a ausência quanto os prejuízos causados por ela.

Se a sua empresa já está sofrendo com os efeitos da ausência dos colaboradores, é hora de adotar medidas para reduzir essas questões — e o ponto de partida é entender o que está acontecendo.

Somente quando a empresa sabe os motivos da ausência dos colaboradores é que ela pode buscar estratégias efetivas para minimizar os impactos causados por esse problema e começar a investir em estratégias efetivas de prevenção.

A realidade é que os níveis de absenteísmo podem revelar diversas situações. Ao longo do texto, mencionamos algumas delas. Seja qual for a situação, se não for tratada, os impactos podem ser devastadores:

• Aumento do turnover;
• Baixa produtividade;
• Colaboradores sobrecarregados;
• Insatisfação;
• Fadiga, entre outros.

Por isso, a principal medida para reduzir essas consequências é identificar as causas do problema para adotar as medidas mais adequadas para correção e, posteriormente, prevenção.

Como prevenir o absenteísmo?

Quando o assunto é absenteísmo, ele pode ser driblado com a adoção de ações de redução e prevenção, o que significa que a empresa não precisa, necessariamente, demitir o colaborador.

Isso é bastante importante, uma vez que a ausência do colaborador não está relacionada às suas aptidões. Perder um profissional, especialmente em um cenário tão competitivo, pode gerar prejuízos que vão além do absenteísmo. A prevenção se torna a melhor alternativa.

Por se tratar de medidas que devem ser oferecidas antes de a empresa sofrer as consequências de uma taxa elevada em ausências, sugere-se a adoção de:

• Investimento em ergonomia e bem-estar: por meio de programas que contribuam para o aumento da qualidade de vida do trabalhador, evitando acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. Envolvem desde o oferecimento dos equipamentos de proteção individual corretos, até mesmo um mobiliário mais adequado à altura, peso e atividade exercida;
• Plano de saúde de qualidade: oferecer um plano de saúde já não configura mais como benefício, é algo esperado pelos profissionais e faz parte do pacote básico de remuneração que uma empresa deve oferecer se deseja compor uma equipe de alto desempenho. No entanto, ele precisa contemplar um bom volume de possibilidade de atendimentos, compatível com a região em que os colaboradores vivem;
• Valorização do diálogo e da comunicação interna: permita que o colaborador se sinta à vontade para relatar seus problemas aos líderes e que compreendam a situação que talvez vá interferir na produtividade por meio de atrasos ou faltas. Ao se sentir acolhido, o profissional pode até se atrasar, mas a tendência é que se esforce para manter a sua produtividade enquanto realiza a jornada.

A flexibilização da jornada de trabalho como estratégia

Flexibilizar a jornada de trabalho é uma medida não só de prevenção e reparação de danos causados pelo absenteísmo, mas que se reflete em produtividade, engajamento, retenção de talentos e melhora a imagem da empresa no mercado na posição de empregadora.

Além disso, contribui para economizar recursos, como é o caso do controle de horas extras. A flexibilização permite que o tempo seja mais bem gerenciado, fazendo com que os profissionais permaneçam na empresa somente pelo tempo necessário e que julguem apresentar melhor produtividade.

Por outro lado, permanecendo em seus postos de trabalho somente pelo período necessário, sobra mais tempo para se dedicar à família e outras questões pessoais. A tendência, então, é que questões como a saúde mental e física estejam em dia e não sejam mais motivos de atrasos ou faltas. Além disso, facilita a vida dos pais e mães, que conseguem conciliar melhor a carga de trabalho com os compromissos familiares.

Os profissionais mais bem preparados disponíveis do mercado já reconhecem essa política como uma das vantagens de um empregador. Ao oferecer esse esquema de horário, é possível atrair indivíduos cada vez mais qualificados. Perceba que uma simples atitude como essa não só reduz e evita o absenteísmo, como também pode trazer diversos outros benefícios.

No mundo empresarial, um colaborador que deixa de executar suas atividades seja por faltar ao expediente, chegar mais tarde ou sair mais cedo, está cometendo absenteísmo no trabalho. Seja por motivo de doenças, problemas familiares e pessoais, dificuldades financeiras, com transporte ou por falta de motivação, os gestores devem ficar atentos às questões que foram abordadas neste material.

A falta de conhecimento sobre absenteísmo pode resultar em uma série de problemas para a empresa, aumentando custos, dificultando o alcance aos objetivos e afetando a retenção de executivos, que tendem a se afastar ao perceber que a organização não tem estrutura o suficiente para comportar equipes de alto desempenho.

Portanto, é importante saber que, a partir do momento em que os colaboradores começam a se ausentar dos seus postos de trabalho, analisar o ambiente e as condições dadas a esses colaboradores é fundamental.

Como fazer o controle do absenteísmo na empresa?

Existem algumas ações que podem ser consideradas boas práticas para evitar, prevenir ou controlar a taxa de absenteísmo dentro de uma empresa. Essas práticas perpassam a criação de ambientes de trabalho agradáveis, adoção de ações para promover a qualidade de vida dos trabalhadores, implementar políticas de remuneração atrativas, entre outras.

Um ponto-chave para controlar o absenteísmo entre colaboradores é manter uma comunicação aberta, constante e transparente com eles. Assim, sempre que houver algum problema, eles se sentirão à vontade para avisar a empresa, que poderá antecipar a adoção de medidas para evitar ou mitigar os impactos da ausência.

Além disso, uma comunicação eficiente permite deixar bem claro quais são as consequências das faltas, atrasos e antecipações de saídas do posto de trabalho. Dessa forma, os colaboradores saberão que estão sujeitos a receber advertências ou até mesmo à imposição de medidas mais severas em caso de faltas injustificadas.

Isso cria um senso de urgência na mente dos funcionários, que cuidarão para obter as justificativas médicas, por exemplo, informar a necessidade de ausentar do trabalho com a antecedência necessária para que a empresa consiga se organizar ou até mesmo saberão quem deve ser avisado.

Outras formas de evitar e controlar o absenteísmo são:

• Oferecer a opção de trabalhar em horários flexíveis ou no esquema home office sempre que possível;
• Fazer um acompanhamento das faltas;
• Incentivar o envolvimento da equipe;
• Adotar medidas de incentivo para que o trabalho promova o bem-estar dos colaboradores;
• Fornecer feedbacks frequentemente para tornar o ambiente de trabalho positivo e construtivo;
• Manter um diálogo contínuo sobre as faltas e políticas aplicáveis.

Oferecer novas propostas e políticas melhora o clima organizacional, promove a qualidade de vida dentro da empresa e, consequentemente, pode reduzir o absenteísmo no trabalho.

Com informações Robert Half